PERAN HUMAS DALAM SEBUAH INSTITUSI PENDIDIKAN

Suatu perusahaan atau organisasi layaknya roda kehidupan, kadang berada di atas dan kadang di bawah, setiap perusahaan atau organisasi tersebut akan melibatkan banyak orang yang secara intern, dan secara ekstern tumbuh dalam masyarakat yang harus hidup dengan segala aturan-aturan yang ada.
Perusahaan atau organisasi yang sedang mengalami krisis dituntut untuk dapat menanggulangi krisis tersebut dengan tepat, untuk menjaga citra dan reputasi perusahaan. Masyarakat akan melihat dan menilai kemampuan perusahaan dalam menangani dan menyelesaikan krisis. Apabila perusahaan dapat mengatasi krisis dengan baik dan penyelesaian tersebut dapat memuaskan berbagai pihak yang terkait maka penilaian masyarakat akan baik. Namun sebaliknya, bila perusahaan tidak dapat menyelesaikan krisis yang ada, maka masyarakat pun akan menilai buruk kinerja perusahaan.
Di Era globalisasi saat ini disertai dengan kemajuan teknologii dan peningkatan pengetahuan masyarakat, segala fenomena sosial yang terjadi di masyarakat mendapat perhatian lebih serius dari masyarakat. Kekritisan masyarakat terjadi di segala bidang, baik sosial, budaya, ekonomi, politik dan diberbagai bidang lainnya termasuk bidang pendidikan. Perhatian masyarakat dibidang pendidikan dapat terlihat pada banyaknya kasus-kasus demonstrasi baik oleh kalangan akademisi, mahasiswa, dan masyarakat luas tentang pendidikan murah, kesejahteraan dan tranparansi penggunaan anggaran pendidikan.
Hal ini akan memberikan dampak positif bagi pembuat kebijakan agar dapat bekerja lebih baik dan dapat mempertanggungjawabkan semua kebijakan yang telah dan akan dilaksanakan dalam bidang pendidikan khususnya. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret (FISIP UNS) sebagai salah satu institusi pendidikan harus senantiasa berbenah dalam meningkatkan kualitas dan maupun kuantitas pendidikannya melalui sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta mempersiapkan para lulusannya agar dapat dengan mudah diterima didunia kerja bahkan dapat menciptakan dunia pekerjaan bagi masyarakat lainnya.
Saat ini di Kota Solo saja sudah banyak institusi pendidikan lain yang menawarkan pelayanan di bidang pendidikan yang menjanjikan. Hal ini bila tidak segera diantisipasi dan FISIP UNS tidak segera berbenah diri akan tertinggal dengan persaingan-persaingan di bidang pendidikan yang lebih mengutamakan kualitas pendidikan melelui program-program yang ditawarkan.
Masyarakat semakin dewasa memilih dan selektif dalam menentukan pilihan, walaupun UNS adalah salah satu dari universitas negeri di daerah Jawa Tengah tetapi bila kualitasnya tidak lebih baik dari universitas swasta maka masyarakat akan lebih memilih universitas swasta yang memberikan prospek kerja yang lebih menjanjikan.
Dalam menyikapi fenomena diatas maka institusi pendidikan khususnya FISIP UNS harus mengupayakan peningkatan pengelolaan dalam bidang kualitas baik dari sumber daya manusia, sarana dan prasarana yang kesemuanya ini bertujuan untuk meningkatkan citra FISIP UNS itu sendiri.
Humas mempunyai tugas dan fungsi salah satunya menangani citra dalam sebuah institusi. Saat ini perkembangan humas sebagai salah satu profesi menjadi salah satu personal yang bertugas untuk menjawab permasalahan yang dihadapi tersebut yaitu bagaimana membangun dan mengembangkan hubungan-hubungan yang baik antara berbagai institusi dengan masyarakat pengguna demi tercapainya tujuan lembaga.
Humas merupakan bidang yang mempunyai ruang lingkup kerja yang cukup luas bukan hanya sekedar melakukan hubungan denga pihak lain, memperindah penampilan melancarkan propaganda guna mencapai tujuan, kegiatan membangun relasi dengan pers dan sebagai juru bicara serta koordinator lalu lintas informasi dengan pengguna layanannya. Dengan demikian humas seharus selalu mengetahui latar belakang dari suatu kebijakan dan keputusan yang diambil oleh pihak pimpinan. Orang humas dituntut mempunyai kemampuan dalam mengamati dan menganalisa persoalan, berkepribadian menarik danmampu mempengaruhi pendapat umum, menjalin kerjasama dan dapat dipercaya serta bisa menjalin hubungan baik dengan pihak lain.

Membangun Image Humas FISIP UNS
Saat ini pranata humas humas FISIP UNS belum dapat menentukan bentuk ideal bagi pencitraan FISIP UNS secara keseluruhan , karena pada dasarnya pranata humasnya harus mampu dan mempunyai kewenangan dalam menentukan sikap. Keberadaannya yang masih jauh dari pucuk pimpinan dan sarana prasarana yang terbatas membuat pranata humas FISIP belum dapat menjalankan tugas dan fungsi utamanya sebagai humas yang baik sebuah institusi pendidikan. Selain itu karena ruang lingkupnya yang banyak dan luas, sangat tidak memungkinkan bila tugas humas hanya dilaksanakan oleh satu personal saja. Idealnya dalam membangun citra ada sebuah tim humas yang mempunyai kewenangan, tugas, fungsi dan peranan sebagai humas FISIP. Walaupun pada dasarnya semua civitas akademika yang ada didalamnya merupakan pejabat humas yang diharapkan mampu memberikan statemen tentang FISIP UNS.
Agar lembaga disukai konsumen dalam hal ini publik dan para penggunanya maka lembaga tersebut harus dapat memenuhi kebutuhan publiknya sesuai dengan misi dan visi lembaga itu sendiri, dengan sikap disukai dan bukan dijauhi. Namun disukai oleh publiknya saja tidak cukup. Lembaga masih harus menanamkan kecintaan dari elemen-elemen lain yang dewasa ini memegang peranan yang sangat vital. Misalnya komunitas (dengan dukungan environmentalis), pers (pembentuk opini), para akademisi (pembentuk opini) dan pemerintah (pembentuk regulasi dan opini)
Dan untuk bisa melakukan kegiatan komunikasi yang baik, seorang praktisi humas perlu memahami aspek-aspek komunikasi. Aspek-aspek atau unsur-unsur komunikasi yang dimaksud adalah :
• Sources, yaitu individu atau pejabat humas yang berinisiatif sebagai sumber untuk menyampaikan pesannya
• Message, suatu gagasan atau ide berupa pesan, informasi, pengetahuan, ajakan, bujukan atau ungkapan bersifat pendidikan, emosi, dan lain sebagainya yang akan disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok tertentu (komunikan)
• Channel, yaitu berupa media, sarana, atau saluran yang digunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian pesan-pesan kepada khalayaknya.
• Effect, suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-pesan tersebut, yang dapat berakibat positif maupun negative menyangkut tanggapan, persepsi dan opini dari hasil komunikasi tersebut.

Fungsi Humas pada manajemen perusahaan dalam arti Humas/Public Relations dapat menyelenggarakan komunikasi dua arah atau timbal balik antara organisasi/perusahaan yang diwakilinya dengan publiknya. Sehingga dapat terwujud suatu kesepahaman dan saling pengertian antar keduanyaSesuai tujuannya menciptakan kesepahaman dan saling pengertian, Public Relations didefinisikan oleh The British Institute of Public Relations adalah sebagai berikut:
a. Public Relations activity is management of communication between an organizations and its publics
(aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara organisasi dengan publiknya)
b. Public Relations practise is deliberate, planned and sustain effort to establish and maintain mutual understanding between an organizations and its publics
(praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan, berusaha dan menciptakan sebuah hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi/perusahaan dengan khalayaknya)

Dari kedua definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya kegiatan PR bertujuan untuk menciptakan saling kesepahaman antara organisasi/perusahaan akan selalu siap menghadapi semua pendapat dan tuntutan publiknya, sehingga dapat tercipta iklim yang menyenangkan bagi kedua belah pihak. Adapun khalayak atau publik yang dimaksud oleh kedua definisi diatas adalah yang terkait atau berhubungan dengan organisasi/perusahaan tersebut.

Tugas dan Peran
Menurut Onong Uchjana Effendy Fungsi kehumasan dalam organisasi / perusahaan dapat dijabarkan menjadi dua bentuk :
1. Hubungan Masyarakat sebagai teknik komunikasi
Hubungan masyarakat sebagai teknik komunikasi merupakan kegiatan yang tidak terlembaga secara khusus dalam bagian tertentu dari suatu organisasi. Fungsi hubungan masyarakat dalam organisasi ini diambil alih oleh pimpinan organisasi itu sendiri. Karena yang dilakukan adalah komunikasi, maka humas mempunyai pengertian teknik komunikasi.
2. Hubungan Masyarakat sebagai metode komunikasi
Hubungan Masyarakat sebagai metode komunikasi sering disebut sebagai humas sebagai lembaga. Humas sebagai lembaga umumnya hanya terdapat pada organisasi-organisasi besar karena kegiatan berkomunikasi dengan public tidak mungkin dilakukan oleh si pemimpin organisasi itu sendiri
Komunikasi menjadi inti terbinanya jalinan hubungan yang baik, dan harus terangkum dalam strategi perusahaan yang baik pula.

Public Relations memiliki peranan yang sangat strategis dalam sebuah organisasi / perusahaan baik sebagai praktisi maupun sebagai professional. Seperti yang dikemukakan oleh Dozier and Broom, yang dikutip oleh Rosady Ruslan :
1. Penasehat Ahli (expert preschiber)
Seorang praktisi PR harus mamiliki kemampuan untuk dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian setiap masalah yang terjadi antara perusahaan dengan publiknya (Public Relationship).
2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator)
Praktisi harus mampu menjadi fasilitator atau mediator yang menjembatani antara manajemen dengan publiknya. Untuk mengetahui keinginan dan harapan public terhadap manajemen. Di sisi lain PR juga dituntut untuk mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada publiknya, sehingga dengan adanya komunikasi dua arah antara manajemen dan publiknya, diharapkan tercipta saling pengertian, percaya, menghargai dan mendukung bagi kedua belah pihak.
3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Probem Solving Process Fasilitator)
Dalam proses pemecahan masalah PR merupakan bagian dari tim manajemen. Peran yang diambil PR dalam tim adalah membantu pimpinan organisasi / perusahaan dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi organisasi / perusahaan, mulai dari penasehat hingga pengambilan keputusan dan tindakan. Bila perusahaan mengalami krisis, biasanya akan membentuk sebuah tim yang dikoordinir oleh ahli PR dengan melibatkan departemen lain untuk membantu perusahaan menyelesaikan krisis.
4. Teknisi Komunikasi (Communications Technician).
Peran PR sebagai teknisi komunikasi adalah sebagai journalist in residenta yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi.
Jadi seorang praktisi PR harus memiliki kemampuan manajerial (managerial) skill dan juga kemampuan teknis (technician skill) mengingat perannya yang sangat strategis didalam suatu perusahaan.
Belajar dari Institut Pertanian Bogor, disana terdapat sebuah unit humas dengan nama PROHUMASI IPB yang mempunyai tugas pokok mengelola kegiatan promosi, kehumasan dan hubunngan alumni dengan berbagai media dan mempiliki fungsi sebagai salah satu unit kerja yang melaksanakan tugas public relations, termasuk diseminasi kebijakan pimpinan dan menangani opini publik, unit promosi keunggulan intitusi, unit yang mengelola pembinaan alumni dan unit yang mengelola protokoler dan tata laksana hubungan masyarakat. PROHUMASI IPB ini diberi mandat dalam mewujudkan citra dan reputasi IPB melalui promosi, hubungan masyarakat, hubungan alumni serta pengelolaan protokoler dan tata seremonial lainnya.
Lebih lanjut hal-hal penting yang dilaksanakan sesuai dengan standar operasi baku meliputi :
1. Diseminasi Kebijakan IPB
2. Membangun Citra IPB
3. Pengelolaan opini publik dan layanan liputan
4. IPB News
5. Pemutakhiran website
6. Promosi IPB
7. Physical Branding, pemasangan media luar ruangan dan majalah didinding
8. Penyelenggaraan keramaian dan hiburan
9. Hubungan masyarakat lingkar kampus.

Selain itu dalam struktur organisasi keberadaan humas, berada dilevel yang dekat dengan pembuat kebijakan sehingga tidak selalu kehilangan peristiwa/moment yang terjadi dalam setiap langkah kemajuan IPB. Bahkan Prohumasi IPB mempunyai ruang dan pimpinan yang terjalin erat lewat Kepala Kantor Humas yang membawahi Kepala Bidang (Kabid) Promosi, Kabid. Protokoler, Kabid. Humas dan Alumni serta Kepala Seksi Administrasi Umum yang mempunyai kewenangan dalam pendanaan kegiatan humas ini.

Melihat kompleknya ruang lingkup humas ini, bila FISIP UNS akan melangkah menuju membangun citra FISIP UNS yang positif dimasa mendatang paling tidak, persiapan sarana penunjang bagi kegiatan kehumasan di FISIP UNS sangat dibutuhkan misalnya penyediaan seperangkat komputer, khusus untuk pekerjaan humas, ruangan/kantor yang representatif dengan ukuran minimal 30 meter persegi yang nantinya di tempatkan ruang rapat kecil/transit tamu FISIP UNS dengan semua perangkat mebelernya. Namun demikian bila menginginkan sesuatu yang ideal sangatlah sulit, karena terhalang adanya keterbatasan anggaran dan ruang, Namun demikian semua itu diharapkan sebagai aset demi terwujudnya image positif FISIP UNS di masyarakat dan bagi FISIP UNS itu sendiri di kancah nasional maupun internasional.





Maryani
Pranata Humas FISIP UNS